Nous accordons une grande importance au respect de votre vie privée et nous nous engageons à le faire tout au long de nos activités quotidiennes[1] .
La présente déclaration vous informe sur la manière dont nous traitons vos données personnelles lorsque vous êtes une personne ou une entreprise externe avec laquelle nous entretenons une relation (pré-) contractuelle, y compris en tant que candidat à l’embauche. Elle fait partie intégrante de notre Politique sur la protection des données personnelles (Politique PDP) que nous vous remettrons sur demande.
Qui contrôle vos données personnelles ?
RPSA – Résidences médico-sociales Sàrl (« RPSA » ou « nous »), CHE-107.607.037 ayant son siège à Promenade de l’Europe 67, 1203 Genève, Suisse (lien vers le registre du commerce) est votre responsable du traitement des données personnelles[2].
Nous traitons vos données personnelles et toutes les données personnelles d’individus ou d’entités qui vous sont liés (ensemble, les « personnes concernées » ou « vous »), que vous ou un tiers pouvez nous fournir.
Cette déclaration couvre également votre utilisation de notre site internet www.rpsa.ch et de nos pages sur les réseaux sociaux, le cas échéant.
Qui contacter pour des questions ou des éclaircissements ?
Sentez-vous libres d’écrire à votre personne de contact habituelle au sein de l’Institution et/ou à notre Conseiller à la protection des données directement à dpo@rpsa.ch. Nous nous engagerons à répondre à votre demande dans les meilleurs délais.
Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?
Les données personnelles (« données personnelles ») comprennent toute information, quel que soit le support de stockage, se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, c’est-à-dire la personne concernée.
À RPSA, les personnes concernées sont typiquement les membres du public, y compris les partenaires, fournisseurs, clients, visiteurs ou candidats à l’embauche.
En règle générale, si vous faites partie du public, nous pouvons traiter notamment les données personnelles suivantes :
Données générales
- données d’identification, par exemple nom, prénom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone ;
- informations financières, par exemple données bancaires ;
- informations professionnelles, par exemple qualifications, parcours professionnel, références ;
- toute information que vous nous transmettez dans le cadre de vos interactions avec RPSA.
Données sensibles
En principe, nous ne traitons pas de données personnelles sensibles vous concernant, sauf si cela est nécessaire et justifié.
Pour plus de détails, vous pouvez consulter le registre des activités de traitement sur demande auprès du DPO.
Quelles sont nos sources de collecte ?
Nous collectons des données personnelles à différents moments et auprès de différentes sources :
- directement auprès des personnes concernées, notamment lorsque vous nous contactez dans le cadre d’une relation contractuelle ou précontractuelle ;
- indirectement à partir d’autres sources externes, notamment des informations publiques, des informations fournies par des tiers ou via notre site web, auquel cas nous vous informons dans les meilleurs délais.
Pourquoi (nos finalités) et sur quelles bases traitons-nous vos données personnelles ?
Nous traitons vos données personnelles dans le cadre de nos relations contractuelles ou précontractuelles.
Nous pouvons être dans l’obligation de collecter et de traiter certains éléments de vos données personnelles pour nous conformer aux exigences légales et réglementaires. Le fait de ne pas fournir ces informations peut limiter notre capacité à entrer en relation avec vous ou à la maintenir.
Nous ne traitons pas vos données personnelles à des fins non liées à notre relation, ni pour les vendre.
En tant que membre du public, nous traitons notamment vos données personnelles pour :
- vous identifier et vous contacter ;
- gérer notre relation avec vous (y compris contractuelle ou précontractuelle) ;
- traiter les paiements et la facturation ;
- traiter vos demandes ;
- gérer les candidatures et processus de recrutement ;
- se conformer à toute obligation légale (autorités, registres, obligations réglementaires) ;
- mener des processus internes au sein de RPSA ;
- contrôler, développer et améliorer nos services et processus ;
- établir, exercer ou défendre nos droits légaux ;
- envoyer des communications, notamment à caractère institutionnel.
Nos bases légales principales sont l’exécution d’un contrat, le respect de nos obligations légales et notre intérêt légitime. Nous pouvons également nous appuyer sur votre consentement lorsque cela est nécessaire.
Partageons-nous vos données personnelles en dehors de RPSA ?
En principe, nous ne partageons pas vos données personnelles en dehors de RPSA, sauf si cela est nécessaire pour nos activités et nos obligations.
Dans ce cas, nous pouvons les transmettre à nos sous-traitants ou partenaires, dans le respect des exigences légales.
La liste des destinataires avec lesquels nous collaborons pour fournir nos services, et auxquels tout ou partie de vos données personnelles peut être communiquée, est disponible sur simple demande auprès de notre conseiller à la protection des données. Cette liste constitue un complément à notre Politique PDP.
Transférons-nous vos données personnelles en dehors de la Suisse ?
Nous pouvons divulguer, transférer et/ou stocker des données personnelles en dehors de la Suisse (« transfert international »), et nous avons l’intention de le faire en toute transparence.
Tout d’abord, nous ne transférerons vos données personnelles que dans le cadre de notre relation contractuelle et de nos objectifs de traitement de vos données personnelles (cf. chapitre 5). En règle générale, nous pouvons être amenés à transférer des données personnelles à des tiers selon la liste (cf. chapitre 6) pour fournir des services efficaces et allégés dont vous bénéficierez en fin de compte.
Sur demande, nous vous fournirons une liste de nos sous-traitants et de leurs juridictions vers lesquelles nous transférons des données personnelles de manière régulière. Nous incluons également dans cette liste les garanties appropriées mises en place pour protéger vos données personnelles. Le cas échéant, nous pouvons également vous demander votre consentement pour un transfert international.
Quels sont vos droits et comment les faire valoir ?
Nous respectons vos droits et nous ferons de notre mieux pour vous répondre efficacement lorsque vous souhaiterez exercer vos droits.
Vous pouvez nous contacter directement (cf. chapitre 2) pour exercer vos droits découlant de la législation applicable, en particulier votre droit d’information et d’accès, votre droit de demander la rectification ou l’effacement de données personnelles inexactes, votre droit de demander l’effacement de données personnelles, votre droit de demander une limitation du traitement, votre droit de vous opposer au traitement, votre droit de recevoir vos données personnelles dans un format électronique conventionnel (portabilité des données).
Vous avez également le droit de retirer votre consentement (donné précédemment) à une activité de traitement spécifique. Votre retrait s’appliquera alors de manière prospective, pour les activités de traitement futures (pas d’effet rétroactif).
Il convient de noter que vos droits ne sont pas absolus et que l’exercice de vos droits peut ainsi être soumis à certaines conditions et/ou exceptions qui peuvent restreindre leur application et/ou limiter notre capacité à vous aider et à vous répondre positivement. Nous nous efforcerons de vous éclairer et de vous informer en conséquence.
Comment conservons-nous et traitons-nous en toute sécurité vos données personnelles ?
Nous stockons électroniquement vos données personnelles sur des serveurs situés principalement en Suisse, y compris les sauvegardes. En ce qui concerne les éventuels dossiers papier, nous les conservons exclusivement en Suisse.
Nous prenons toutes les mesures raisonnables et nécessaires pour traiter vos données personnelles en toute sécurité. En conséquence, nous mettons en œuvre les mesures administratives, techniques et physiques appropriées qui sont raisonnablement nécessaires pour protéger la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la traçabilité de vos données personnelles. Pour de plus amples informations concernant nos mesures actuelles de sécurité informatique, nous vous invitons à nous contacter.
Par souci de transparence, si nous effectuons des transferts internationaux (cf. chapitre 7), vos données personnelles seront stockées sur les serveurs du destinataire, éventuellement en dehors de la Suisse.
Combien de temps conservons-nous vos données personnelles (rétention) ?
Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énumérés au chapitre 5 ci-dessus. Par souci de clarté, ces objectifs comprennent les exigences légales ou réglementaires de conservation des données personnelles au-delà de l’expiration de notre relation contractuelle.
Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs fixés, nous les supprimons ou les rendons anonymes. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur nos périodes de conservation des données personnelles, nous vous remercions de contacter notre Conseiller à la protection des données directement à dpo@rpsa.ch
[1] Conformément à la loi suisse sur la protection des données (LPD).
[2] Nous exploitons les sites « la Petite-Boissière », « Les Charmilles », « Liotard »; cependant, RPSA est la seule responsable du traitement des données personnelles.